Jak dlouho musím archivovat účetnictví?

Jak dlouho archivovat účetní doklady? Vyhněte se nepříjemnostem s finančním úřadem

Správné a včasné archivování účetních dokladů není jen otázkou pořádku, ale především zákonnou povinností, která chrání před případnými sankcemi ze strany finančního úřadu. Doba archivace se liší a závisí na klíčovém faktoru: zda jste plátcem daně z přidané hodnoty (DPH). Pojďme si to detailně rozebrat.

Plátci DPH: Desetiletá povinnost

Pro plátce DPH se lhůta archivace účetních dokladů prodlužuje na deset let. Důvodem je fakt, že tyto doklady slouží nejen jako podklad pro vlastní účetnictví, ale i jako důkaz o zdanitelných obratech pro účely daně z přidané hodnoty. Finanční úřad má právo požadovat tyto doklady po celou dobu desetileté lhůty, a to i v případě, že daňové přiznání bylo již podáno a schváleno. Nedostatečná, poškozená, či dokonce chybějící dokumentace může vést k problémům, pokutam a dalším nepříjemnostem.

Neplátci DPH: Pět let klidného spánku

Pokud nejste plátcem DPH, máte o něco snazší úkol. V tomto případě je lhůta archivace účetních dokladů stanovena na pět let. I přesto je důležité doklady řádně uchovávat a být schopni je v případě potřeby předložit. I pro neplátce DPH existují kontroly, ačkoliv méně časté než u plátců DPH. Důležité je, že i pro neplátce DPH platí povinnost vést účetnictví a uchovat si o něm důkazy.

Co se rozumí pod pojmem “účetní doklady”?

Pod pojmem “účetní doklady” rozumíme veškeré dokumenty související s hospodařením, jako například:

• Faktury (příchozí i odchozí): Základní dokument pro dokládání obratů.
• Účetní závěrky: Souhrnné vyhodnocení hospodaření za dané období.
• Doklady o přijatých a provedených platbách: Výpisy z účtu, potvrzení o platbě, pokladní doklady.
• Směnky a jiné cenné papíry: Pokud se jedná o relevantní transakce.
• Inventury: Doklady o provedených inventarizacích majetku.
• Ostatní relevantní doklady: Všechny ostatní doklady, které se vztahují k ekonomické činnosti.

Jak archivovat? Digitálně nebo fyzicky?

Způsob archivace je na vás. Můžete archivovat fyzicky, v papírové podobě, ale s rozvojem technologií je stále oblíbenější archivace digitální. V případě digitální archivace je však nutné dbát na bezpečnost a zálohování dat, aby nedošlo k jejich ztrátě. Nezávisle na zvolené metodě je nutné zajistit, aby doklady zůstaly čitelné, nepoškozené a snadno dostupné.

Závěrem: Dodržování lhůt archivace účetních dokladů je klíčové pro bezproblémový chod vaší firmy a pro vyhnutí se sankcím ze strany finančního úřadu. Nepodceňujte to!