Jak dlouho archivovat inventury?

Doba archivace inventur: Klíč k hladkému auditu a podnikovému klidu

Inventura, detailní soupis majetku a závazků podniku, je klíčovým prvkem účetnictví. Její správné provedení a následná archivace mají zásadní vliv na transparentnost, správnost účetnictví a v neposlední řadě i na soulad s legislativou. Ale jak dlouho vlastně musíme inventurní soupisy a s nimi spojené dokumenty uchovávat? Otázka, na kterou ne vždy existuje jednoznačná odpověď, proto se jí podíváme na zoubek podrobněji.

Zákon hovoří jasně, ale…

Legislativa, konkrétně zákon o účetnictví, nám udává základní rámec. Obecně platí, že inventurní soupisy a další účetní doklady, včetně účetních knih a odpisových plánů, musíte archivovat po dobu 5 let. To je minimální doba, kterou ukládá zákon. A to platí od konce účetního období, kterého se doklady týkají. Například inventura provedená na konci roku 2023 se tedy musí uchovávat minimálně do konce roku 2028.

Proč pět let?

Důvodem pětileté lhůty je především možnost provádění daňových kontrol. Daňová správa má právo kontrolovat vaše účetnictví a inventury jsou pro ni klíčovým dokumentem pro ověření správnosti vykázaných daní. Uchovávání inventur po tuto dobu zajišťuje, že v případě kontroly budete mít veškerou potřebnou dokumentaci k dispozici.

Pozor na účetní závěrky a výroční zprávy!

Zatímco pětiletá lhůta platí pro inventurní soupisy a další účetní doklady, účetní závěrky a výroční zprávy se archivují po dobu 10 let. Důvodem je jejich význam pro posouzení hospodářské situace podniku v delším časovém horizontu.

Je pět let vždy dostačující?

Ačkoli pětiletá lhůta je minimální zákonná povinnost, v některých specifických případech může být vhodné uchovávat inventurní doklady i déle. Záleží na charakteru vašeho podnikání a možných rizikách.

• Dlouhodobý majetek: Pokud se vaše inventury týkají například nemovitostí, strojů a zařízení, které mají dlouhou životnost, může být užitečné uchovávat inventurní doklady déle než pět let. V případě prodeje majetku nebo jiných transakcí s ním spojených vám starší inventurní soupisy mohou posloužit jako důkaz o jeho stavu a hodnotě v minulosti.
• Auditní požadavky: Pokud podléháte pravidelným auditům, doporučujeme se informovat u auditora o jeho požadavcích na archivaci inventurních dokladů. Auditor může vyžadovat delší dobu uchovávání v závislosti na specifických okolnostech vaší společnosti.
• Vnitřní kontrolní systém: V dobře fungujícím vnitřním kontrolním systému může být i delší archivace inventur přínosná. Umožňuje lépe analyzovat trendy, odhalovat nesrovnalosti a optimalizovat procesy v oblasti správy majetku.

Forma archivace: papír vs. elektronika

Zákon v současnosti umožňuje archivovat účetní doklady jak v papírové, tak v elektronické podobě. Pokud zvolíte elektronickou archivaci, je důležité zajistit, aby byla data zabezpečená a snadno dostupná. Stejně tak je nutné dodržet požadavky na prokazatelnost a věrohodnost elektronických dokumentů.

Závěrem:

Doba archivace inventur a dalších účetních dokladů je důležitou součástí správy podniku. Dodržování zákonných lhůt je klíčové pro soulad s legislativou a minimalizaci rizik spojených s kontrolami. Nicméně, doporučujeme zvážit i specifické potřeby vašeho podnikání a případně zvolit delší dobu archivace, která vám pomůže efektivněji spravovat majetek a zajistit si klid v případě auditů a dalších kontrol. Investice do správné archivace je investicí do stability a transparentnosti vašeho podnikání.