Jak dlouho co archivovat?

Jak dlouho archivovat dokumenty? Praktický průvodce pro jednotlivce i firmy

Archivování dokumentů je nutné zlo, které však chrání před nepříjemnostmi. Ať už jde o daňové doklady, smlouvy, nebo jiné důležité papíry, otázka “Jak dlouho co archivovat?” je klíčová. Nesprávná délka archivace může vést k problémům s finančním úřadem, soudními spory, nebo jednoduše k zbytečnému plýtvání místem. Tento článek vám pomůže zorientovat se v této problematice.

Daňové doklady: Základní kámen archivace

Daňové doklady představují nejdůležitější kategorii dokumentů, které je nutné archivovat. Délka archivace se však liší v závislosti na vašem daňovém postavení:

• Neplátci DPH bez účetnictví: Pro tuto skupinu platí nejkratší lhůta archivace daňových dokladů – 3 roky. To znamená, že faktury, účtenky a další doklady z roku 2021 je nutné uchovat až do konce roku 2024. Po uplynutí této lhůty je můžete bez obav zlikvidovat. Je důležité si uvědomit, že i po uplynutí tří let byste si měli ponechat kopie důležitých dokumentů, které by mohly být užitečné i později (např. záruka na zboží).

• OSVČ a firmy s účetnictvím: Pro osoby samostatně výdělečně činné a firmy s vedeným účetnictvím je archivační lhůta podstatně delší – 10 let. Toto delší období je dáno komplexnějším daňovým přiznáním a vyšším rizikem kontrol ze strany finančního úřadu. Dokumenty z roku 2014 byste si tedy měli ponechat až do roku 2024.

Další důležité dokumenty:

Kromě daňových dokladů existují i další dokumenty, které je vhodné archivovat, i když nemají přímý vztah k daním. Délka jejich archivace závisí na jejich povaze:

• Smlouvy: Smlouvy o prodeji, nájmu, práci apod. by měly být archivovány po celou dobu jejich platnosti a ještě několik let po jejím skončení. Délka archivace závisí na typu smlouvy a jejím předmětu. U dlouhodobých smluv je vhodné archivovat je až do uplynutí promlčecí lhůty.

• Záruční listy: Tyto dokumenty je nutné archivovat po celou dobu trvání záruky a ideálně i několik měsíců po jejím skončení, pro případ reklamace.

• Bankovní výpisy: Ačkoliv pro daňové účely obvykle stačí daňové doklady, bankovní výpisy mohou být užitečné pro dohledání finančních toků. Archivujte je alespoň po dobu trvání platnosti promlčecí lhůty.

• Osobní doklady: Rodné listy, občanské průkazy a další osobní doklady by měly být uchovávány po celou dobu života a případně i déle pro historické účely.

Způsob archivace:

Moderní doba nabízí různé způsoby archivace dokumentů. Od klasických papírových složek přes skenery a cloudové úložiště až po specializované softwary pro správu dokumentů. Volba závisí na vašich preferencích a potřebách. Důležité je však zajistit bezpečné a snadno přístupné uložení dokumentů.

Tento článek slouží jako obecný přehled. Vždy je vhodné se v případě pochybností obrátit na daňového poradce nebo jiného odborníka. Správná archivace dokumentů vám ušetří čas, peníze a spoustu starostí v budoucnu.