Jak dlouho se archivují stazky?

Jak dlouho archivovat faktury? Závisí to na vašich daních

Otázka archivace faktur je pro mnoho podnikatelů i firem klíčová. Doba, po kterou je nutné si je ponechávat, se totiž liší a závisí především na tom, zda jste plátcem daně z přidané hodnoty (DPH). Zjednodušeně řečeno, doba archivace není jednotná a její nedodržení může mít nepříjemné daňové důsledky.

Nejste plátcem DPH? Pět let vám postačí.

Pokud nejste plátcem DPH, vaše faktury slouží primárně jako účetní doklady. V tomto případě vám česká legislativa umožňuje archivaci po dobu pěti let. Po uplynutí této lhůty můžete faktury zlikvidovat. Je ovšem důležité si uvědomit, že i po této lhůtě je vhodné si ponechat důležité faktury, zejména ty s vyšší částkou, pro případné budoucí reklamace nebo audity.

Plátci DPH: Deset let je minimum.

Situace je odlišná pro plátce DPH. Faktury zde plní dvojí funkci – účetní i daňový doklad. Pro ně platí delší lhůta archivace, a to deset let. Tento požadavek vyplývá z daňové legislativy a je nezbytný pro případné daňové kontroly a ověření správnosti daňového přiznání. Nedodržení desetileté archivace může vést k finančním sankcím a problémům s finanční správou.

Co se stane, když faktury nearchivujete správně?

Nesprávná archivace faktur může mít vážné důsledky. V případě daňové kontroly hrozí pokuta za nedoložení potřebných dokladů. Výše pokuty se odvíjí od závažnosti prohřešku a může se pohybovat v tisících korun. Dále může nastat situace, že nebudete moci uplatnit nárok na odpočet DPH.

Nejen délka, ale i způsob archivace je důležitý.

Důležité není jen jak dlouho faktury archivujete, ale i jakým způsobem. Archivaci je vhodné provádět systematicky a přehledně, například v elektronické podobě s využitím specializovaného softwaru, skenováním, nebo pomocí cloudových řešení. Zvolený způsob by měl zajistit ochranu dat před poškozením a ztrátou. Důležité je také dodržovat pravidla pro elektronický podpis a uchovávání elektronických dokumentů.

Závěr:

Správná archivace faktur je klíčová pro bezproblémový chod vašeho podnikání. Doba archivace se řídí vaším postavením k DPH a je nutné ji striktně dodržovat, abyste předešli nepříjemnostem s finanční správou. Doporučujeme si pečlivě prostudovat platnou legislativu a zvolit vhodný způsob archivace, který zajistí bezpečnost a přístupnost vašich faktur po celou dobu potřebnou archivace.