Jak vytvořit šablonu v Google Docs?

Vytvořte si vlastní šablony v Google Dokumentech: Od jednoduchých po komplexní

Google Dokumenty nabízí širokou škálu přednastavených šablon, které urychlí vaši práci. Ale co když potřebujete něco specifického, co v nabídce nenajdete? Nebo chcete mít vlastní, opakovaně použitelnou šablonu pro pravidelné úkoly? Vytvořit si vlastní šablonu je jednodušší, než si myslíte. Tento návod vám ukáže, jak na to, a to včetně tipů pro pokročilé uživatele.

Základní postup:

1. Příprava dokumentu: Nejprve vytvořte v Google Dokumentech dokument, který bude základem vaší šablony. Vložte veškerý potřebný obsah, formátování, obrázky, tabulky – zkrátka vše, co by měla šablona obsahovat. Důležité je myslet na flexibilitu: místo pevného textu používejte zástupné symboly (např. “Jméno klienta”, “Datum schůzky”). Můžete také využít funkce jako jsou automatické číslovaní, odkazy a stylů odstavců pro konzistentní vzhled.

2. Uložení jako šablona: Po dokončení úprav klikněte na “Soubor” v horní liště. Zvolte “Stáhnout” a poté “Šablona Dokumentů (.docx)”. Tento formát vám umožní šablonu snadno znovu otevřít a upravit v Google Dokumentech.

3. Uložení v Google Disku (pro opakované použití): Pro snadnější přístup a opakované použití je efektivnější uložit šablonu přímo do Google Disku. Po dokončení dokumentu klikněte na “Soubor” > “Uložit jako”. V okně, které se otevře, zvolte místo pro uložení a do pole “Název souboru” zadejte jméno vaší šablony. Důležité je uvést jméno co nejvýstižněji.

Pokročilé techniky:

• Využití propojených dokumentů: Pokud máte složitější šablonu s více soubory (např. dopis, faktura a dodací list), můžete je propojit a ukládat jako samostatné šablony. Při vytvoření nového dokumentu pak stačí otevřít hlavní šablonu a všechny propojené soubory se automaticky vytvoří.

• Využití skriptů Google Apps Script: Pro zkušenější uživatele je k dispozici Google Apps Script, který umožňuje automatizovat vytváření dokumentů z šablony a dokonce i nahrazovat zástupné symboly automaticky z externích zdrojů dat.

• Sdílení šablon: Po vytvoření šablony ji můžete sdílet s kolegy nebo členy týmu, kteří ji tak mohou rovněž používat. To urychlí jejich práci a zajistí konzistentní vzhled dokumentů.

Závěr:

Vytvoření vlastní šablony v Google Dokumentech je jednoduchý a efektivní způsob, jak ušetřit čas a zvýšit produktivitu. Ať už jde o jednoduché dopisy, komplexní reporty nebo kreativní návrhy, s vlastními šablonami budete mít vždy vše po ruce a uspořádané. Nebojte se experimentovat a přizpůsobit si šablony přesně podle vašich potřeb.