Co říct při zvednutí telefonu?

Co říct při zvednutí telefonu?

Zvednutí telefonu je často prvním a nejdůležitějším kontaktem s klientem, zákazníkem či spolupracovníkem. Správná a profesionální odpověď dokáže nastavit pozitivní tón celé konverzace a ovlivnit následný dojem. Nejedná se jen o formální postup, ale o projevení ohleduplnosti a efektivní komunikace.

Základní princip: Vaše reakce by měla být jasná, zdvořilá a co nejdříve sdělit, s kým hovoříte.

Ideální postup:

1. Dobrý den: Začněte zdvořilým a jasným “Dobrý den”.

2. Úřad/Oddělení: Ihned po pozdravu uveďte, v jakém úřadu nebo oddělení se nacházíte. Například: “Dobrý den, oddělení prodeje.” nebo “Dobrý den, oddělení lidských zdrojů.” Toto je klíčové, aby volající věděl, kam se obrátil.

3. Své jméno: Následně uveďte své jméno. Můžete říct například: “Dobrý den, oddělení prodeje, mluvím Jana Nováková.”

Důležité detaily pro profesionální dojem:

• Jasná a srozumitelná výslovnost: Vyvarujte se šeptání nebo zmatené výslovnosti.
• Profesionální tón hlasu: Vyhněte se familiárnímu tónu, ať už jste zvyklí hovořit s kolegy v neformálním prostředí.
• Pohotovost k poslechu: Až sdělíte svoje jméno, připravte se na poslech dotazu a buďte připraveni odpovědět co nejdříve a srozumitelně.
• Zkrácená forma (pokud je známa): Pokud se s klientem setkáváte pravidelně a víte, že s ním hovoříte z určitého důvodu, můžete použít zkrácenou formu. Například: “Dobrý den, proděje, Jana Nováková, jak vám mohu pomoci?” (Předpokládá se, že klient má určený důvod hovoru.)
• Volitelné informace: Můžete dodat i další relevantní informace, jako je číslo interního záznamu.

Jak reagovat na opakovaná volání:

• Při opakovaném volání se snažte být co nejpohotovější. “Dobrý den, oddělení reklamací, Jana Nováková. Jak vám mohu pomoci?”

Shrnutí: Vždy začněte pozdravem, uveďte úřad/oddělení a své jméno. Sdělujte informace srozumitelně a s ohledem na profesionální tón hlasu. Připravenost k poslechu a ochotný přístup vám pomohou v efektivní komunikaci.