Co s dobropisem?

Dobropis: Průvodce pro situace, kdy “méně je více”

Dobropis, často označovaný i jako opravný daňový doklad, je v podnikání nástrojem, který umí vyřešit celou řadu situací, kdy je potřeba upravit původní fakturu a vrátit zákazníkovi peníze. V zásadě se jedná o fakturu s opačným znaménkem, tedy s minusovým zůstatkem.

Představte si scénář: Vystavili jste panu Karlovi fakturu za komplexní softwarové řešení. Paní Lence, která ji za Karla uhradila, se ale následně ukáže, že jedna funkce není dle dohody plně funkční. Dohodnete se na slevě a právě tehdy přichází na řadu dobropis.

Ale co s ním dál? Není to jen “faktura na mínus”?

V tomto článku se podíváme na to, co dobropis obnáší a jak s ním správně naložit, aby vám nezpůsobil zbytečné komplikace.

Kdy dobropis použít?

Dobropis se nepoužívá jen pro zmíněnou slevu. Mezi další situace, kdy je jeho využití na místě, patří:

• Reklamace: Zákazník reklamoval vadné zboží a vy jste se rozhodli mu vrátit část nebo celou částku.
• Vrácení zboží: Zákazník odstoupil od smlouvy a vrací zboží.
• Chyba ve faktuře: Na původní faktuře se objevila chyba (např. špatná cena, množství, DPH) a je potřeba ji opravit.
• Poskytnutí slevy po vystavení faktury: Dohodli jste se se zákazníkem na slevě až po vystavení původní faktury.
• Vratná záloha: Pokud je záloha vratná a dochází k jejímu vrácení.

Jak správně vystavit dobropis?

Dobropis musí obsahovat veškeré povinné náležitosti daňového dokladu, jako jsou:

• Označení “Dobropis” (nebo “Opravný daňový doklad”)
• Číslo dobropisu: Mělo by se lišit od čísla původní faktury, ale může na ni odkazovat (např. Dobropis k faktuře č. 20230101).
• Identifikační údaje dodavatele a odběratele (název, adresa, IČO, DIČ)
• Datum vystavení dobropisu
• Datum původního zdanitelného plnění (datum vystavení původní faktury)
• Popis zboží nebo služby, které se dobropis týká.
• Důvod vystavení dobropisu (např. reklamace, vrácení zboží, sleva)
• Částka k vrácení (se znaménkem mínus)
• Sazba DPH a výše DPH (pokud jste plátce DPH)
• Celková částka k úhradě (se znaménkem mínus)

Co s dobropisem po vystavení?

1. Doručit zákazníkovi: Dobropis je potřeba doručit zákazníkovi, stejně jako původní fakturu.
2. Zaúčtovat: Je důležité dobropis správně zaúčtovat. Účetní postup závisí na tom, zda jste plátce DPH nebo ne, a na důvodu vystavení dobropisu. Obraťte se na svého účetního, aby vám pomohl s konkrétním postupem.
3. Proplatit zákazníkovi: Částku uvedenou na dobropisu musíte zákazníkovi proplatit. Můžete se dohodnout na způsobu úhrady (např. bankovním převodem, hotově, započtením s další fakturou).
4. Archivovat: Stejně jako faktury, i dobropisy je potřeba archivovat po dobu stanovenou zákonem (obvykle 5 let).

Důležité upozornění:

• Dobropis nenahrazuje storno faktury. Storno faktura se používá pouze v případě, že faktura byla vystavena zcela chybně a je nutné ji zrušit.
• Komunikace se zákazníkem je klíčová. Vždy si s ním ujasněte důvod vystavení dobropisu a dohodněte se na způsobu úhrady.
• V případě nejasností se obraťte na svého účetního. Účetnictví dobropisu může být složité, zejména pokud jste plátce DPH.

Dobropis je užitečný nástroj pro řešení různých situací v podnikání. Správné vystavení a zaúčtování je klíčové pro udržení pořádku ve vašem účetnictví a budování dobrých vztahů se zákazníky. Dodržujte doporučené postupy a v případě pochybností se nebojte poradit s odborníkem.