Co dělat, když klient neplatí fakturu?

Nezaplacená faktura? Postup krok za krokem k jejímu vyřešení

Neuhrazená faktura klientem je nepříjemná situace, která může ohrozit cash flow vaší firmy. Jednat však musíte chytře a systematicky, abyste minimalizovali ztráty a zároveň si zachovali profesionální přístup. Následující postup vám pomůže efektivně řešit problém neplatících klientů:

Fáze 1: Prevence a zdvořilá komunikace

• Jasné a srozumitelné fakturace: Prevence je vždy lepší než léčba. Ujišťte se, že vaše faktury jsou jasné, srozumitelné a obsahují všechny potřebné informace, včetně čísla faktury, data vystavení, splatnosti, popisu zboží/služby a všech relevantních kontaktních údajů.
• Připomenutí splatnosti: Před samotnou splatností faktury zašlete klientovi zdvořilé připomenutí e-mailem nebo SMS zprávou. To je nejen zdvořilé, ale i efektivní – mnoho klientů jednoduše zapomene na splatnost.
• Osobní kontakt: Pokud připomenutí e-mailem a SMS neuspěje, zkuste se s klientem spojit telefonicky. Získejte informace o důvodu neuhrazení faktury. Může se jednat o pouhou administrativní chybu, kterou lze snadno vyřešit. Připravte se na vyjednávání o rozložení platby, pokud je to pro vás přijatelné. Důležité je zachovat si profesionální a empatický přístup.

Fáze 2: Formální upomínky

• První upomínka: Pokud se klient ani po telefonickém kontaktu neozve, zašlete mu písemnou první upomínku doporučeně s dodejkou. V této upomínce jasně uveďte výši dluhu, termín splatnosti a důsledky dalšího neuhrazení. Můžete uvést i případné smluvní pokuty.
• Druhá upomínka: Pokud ani první upomínka nevedla k úhradě, zašlete druhou upomínku, tentokrát s varováním o zahájení soudního řízení. Uveďte přesný termín, do kterého očekáváte úhradu.

Fáze 3: Soudní řízení

• Předžalobní výzva: Před zahájením soudního řízení je vhodné klientovi zaslat předžalobní výzvu, ve které mu znovu sdělíte výši dluhu a vyzvete ho k úhradě. To může v některých případech vést k mimosoudnímu vyrovnání.
• Podání žaloby: Pokud se klient ani po předžalobní výzvě neuhradí, je nutné zahájit soudní řízení. Důležité je dodržet tříletou promlčecí lhůtu od splatnosti faktury. Po překročení této lhůty můžete o vymožení pohledávky přijít. S podáním žaloby vám může pomoci advokát, který se specializuje na vymáhání pohledávek.
• Exekuce: Po pravomocném rozsudku soudu můžete zahájit exekuční řízení, které vám umožní získat peníze od klienta.

Závěr:

Vymáhání pohledávek může být zdlouhavý a náročný proces. Důležitá je však důslednost a včasný zásah. Preventivní opatření, zdvořilá, ale důrazná komunikace a včasné zahájení soudního řízení vám pomohou minimalizovat finanční ztráty a chránit vaši firmu před neplatiči. V případě pochybností se neváhejte obrátit na právního odborníka.