Jak dlouho evidovat účetnictví?

Jak dlouho evidovat účetnictví?

Doba archivace účetních dokladů je klíčová pro správné vedení firmy a pro případné kontroly ze strany finančních orgánů. Zákonné lhůty se liší v závislosti na tom, zda podnikáte jako plátce DPH. Správná evidence je nezbytná pro udržení transparentnosti a včasné vyřešení případných problémů.

Plátci DPH:

Pro plátce DPH, kteří vydávají faktury zároveň fungující jako daňové doklady, je zákonná archivační lhůta výrazně delší. Faktury a související účetní doklady musí být uchovávány po dobu 10 let. Tato doba je klíčová pro případnou kontrolu ze strany finančních úřadů. Je důležité si uvědomit, že tato lhůta se vztahuje i na veškeré související doklady, jako jsou například faktury dodavatelů, bankovní výpisy, mzdové doklady či daňové přiznání.

Ne-plátci DPH:

Ne-plátci DPH se řídí kratší archivační lhůtou. Pro ně je postačující archivovat účetní doklady po dobu 5 let. I v tomto případě je důležité uchovávat veškeré dokumenty související s podnikáním, které dokládají transakce. Ačkoliv je lhůta kratší, důsledné evidence se vyplatí, neboť může být nutná k prokázání některých obchodních transakcí.

Důležité upozornění:

Zmíněné lhůty představují základní pravidla. Je nutné vždy konzultovat platnou legislativu a aktuální vyhlášky, neboť se mohou měnit. Doporučuje se mít ve firmě systematický systém evidence, který zaručí, že všechny dokumenty jsou řádně archivovány a přístupné v případě potřeby.

Praktické tipy pro evidenci:

• Používejte digitální systém: Digitální evidence usnadňuje správu a vyhledávání dokumentů.
• Sdílejte doklady digitálně: Podpisy a data musí být řádně evidovány a uloženy.
• Tvořte dostatečné zálohy: Zálohování dat je důležité pro případ ztráty nebo poškození dokumentů.
• Dodržujte pravidla pro třídění a označování dokladů: Zjednoduší vyhledávání dokumentů.

Dodržování těchto pravidel pomáhá ušetřit čas a zamezit problémům s finančními úřady. Především je důležité mít vždy přístup k podkladům, které mohou být potřeba pro případné kontroly.