Jak vyplnit vydajový pokladní doklad?

Výdajový pokladní doklad: Bezchybné vyplnění krok za krokem

Výdajový pokladní doklad (VPD) je klíčový dokument pro každou firmu, která přijímá hotovostní platby. Jeho správné vyplnění je nezbytné pro bezproblémový chod účetnictví a následné daňové přiznání. Nedostatečná nebo chybně vyplněná informace může vést k nepříjemnostem, proto se zaměřme na precizní postup.

Tento návod se zaměří na základní strukturu VPD a zdůrazní důležité aspekty pro jeho korektní vyplnění. Konkrétní forma VPD se může lišit podle použitého softwaru nebo individuálních potřeb firmy, nicméně základní principy zůstávají stejné.

1. Základní údaje dokladu:

• Označení dokladu: Zde se obvykle uvádí zkratka “VPD” nebo obdobné označení, které jasně identifikuje typ dokladu.
• Číslo dokladu: Každý VPD musí mít jedinečné pořadové číslo. Toto číslo by mělo být součástí číselné řady, která zaručuje kontinuitu evidence.
• Datum vystavení: Uveďte datum, kdy byl doklad vystaven. Toto datum je důležité pro časové zařazení transakce v účetnictví.

2. Údaje o firmě:

• IČO (Identifikační číslo organizace): Uveďte identifikační číslo vaší firmy.
• DIČ (Daňové identifikační číslo): Pokud je vaše firma plátcem DPH, uveďte vaše DIČ.
• Název firmy: Zde uveďte plný název vaší firmy, jak je uveden v obchodním rejstříku.
• Adresa firmy: Uveďte úplnou adresu firmy včetně PSČ.

3. Údaje o transakci:

• Popis položky/služby: Stručný a výstižný popis toho, co bylo prodáno či za co byla přijata hotovostní platba. Vyhněte se nejasným formulím. Příklad: “Prodej zboží dle faktury č. 12345”.
• Cena bez DPH: Uveďte cenu zboží nebo služby bez daně z přidané hodnoty.
• Sazba DPH: Pokud je vaše firma plátcem DPH, uveďte příslušnou sazbu DPH (např. 21 %, 15 % nebo 0 %).
• Výše DPH: Vypočítejte a uveďte výši DPH z ceny bez DPH.
• Celková cena: Součet ceny bez DPH a výše DPH. Tato částka představuje celkovou částku, kterou zákazník zaplatil.

4. Potvrzení o přijetí platby:

VPD by měl obsahovat prostor pro podpis příjemce platby a razítko firmy. Toto potvrzuje přijetí hotovosti.

Důležité upozornění: Nedostatečně vyplněný VPD může vést k problémům s daňovým úřadem a s účetnictvím. Ujistěte se, že jsou všechny údaje správné, čitelné a úplné. V případě pochybností se obraťte na svého účetního nebo daňového poradce. Používejte vždy originální VPD a archivujte je po stanovenou dobu dle platných zákonů.

Tento článek poskytuje obecné informace. Doporučujeme vždy konzultovat aktuální legislativu a případně se informovat u odborníka na daně a účetnictví.