Jak napsat druhou upomínku?

Druhá upomínka: Kdy hrozí ruka v rukavici a jak se vyhnout zbytečným problémům

První upomínka k zaplacení je gesto slušnosti a pokus o nápravu situace v klidu. Co ale dělat, když ani po ní dlužník nereaguje? Pak přichází na řadu druhá upomínka, která už by měla mít o poznání důraznější tón a jasně definovat důsledky prodlení. Nepřekvapí vás proto, že správně napsaná druhá upomínka má větší šanci na úspěch a zároveň chrání vaše práva v případě, že bude nutné přistoupit k dalším krokům.

Kdy poslat druhou upomínku?

Optimální doba pro odeslání druhé upomínky je obvykle 7-14 dní po splatnosti faktury a po odeslání první upomínky. Důležité je nenechat dlužnou částku příliš dlouho ležet bez povšimnutí, protože se tím snižuje pravděpodobnost včasného zaplacení.

Co by druhá upomínka měla obsahovat?

Zásadní je, aby byla druhá upomínka jasná, stručná a profesionální, i když je její tón naléhavější. Vyhněte se osobním útokům a urážkám, které by mohly celou situaci jen zhoršit. Zaměřte se na fakta a důsledky.

Zde je seznam klíčových prvků druhé upomínky:

• Identifikace: Jasně uveďte název vaší firmy nebo jméno a kontaktní údaje. Stejně tak uveďte jméno a adresu dlužníka.
• Název dokumentu: Zřetelně označte dokument jako “Druhá upomínka k zaplacení”.
• Odkaz na fakturu: Jednoznačně uveďte číslo faktury, datum vystavení a datum splatnosti.
• Výše dlužné částky: Přesně specifikujte výši dlužné částky, včetně DPH, pokud je to relevantní.
• Výzva k okamžitému zaplacení: Důrazně vyzvěte dlužníka k okamžitému uhrazení dlužné částky. Stanovte jasný termín pro zaplacení (např. 7 dní od obdržení upomínky).
• Způsob platby: Opětovně uveďte preferovaný způsob platby a bankovní spojení.
• Upozornění na důsledky prodlení: Toto je klíčový bod druhé upomínky. Zřetelně a jednoznačně upozorněte na možné právní kroky, které podniknete, pokud platba nebude provedena včas. Mezi tyto kroky může patřit:
  • Soudní řízení: Uvedení možnosti podání žaloby a vymáhání dluhu soudní cestou.
  • Ukončení smlouvy: Pokud se jedná o smluvní vztah, uveďte možnost ukončení smlouvy z důvodu neplacení.
  • Předání pohledávky inkasní agentuře: Informujte o možnosti předání pohledávky k vymáhání inkasní agentuře.
  • Úroky z prodlení: Zmíněte úroky z prodlení, které budou narůstat, pokud nebude platba uhrazena včas.
• Kontakt: Uveďte kontakt na osobu, na kterou se může dlužník obrátit v případě dotazů.
• Datum a podpis: Upomínku datujte a podepište.

Příklad věty, kterou můžete použít:

“Upozorňujeme, že pokud nebude dlužná částka uhrazena do [datum], budeme nuceni přistoupit k vymáhání dluhu soudní cestou, což povede ke zvýšení nákladů o soudní poplatky a náklady právního zastoupení.”

Na co si dát pozor?

• Ujistěte se, že máte platnou smlouvu nebo objednávku: Důsledně zkontrolujte, zda máte s dlužníkem platnou smlouvu nebo objednávku, která opravňuje k vystavení faktury.
• Uschovejte si kopii upomínky: Pro případné právní řízení je důležité mít důkaz o odeslání upomínky.
• Zvažte právní konzultaci: Pokud máte obavy nebo si nejste jisti, jak správně formulovat druhou upomínku, poraďte se s právníkem.

Druhá upomínka není jen formální dokument, ale důležitý krok k vymáhání dlužné částky. Pečlivé sestavení a jasné vymezení důsledků prodlení zvyšuje šanci na úspěch a zároveň chrání vaše práva. Pamatujte, že profesionální a korektní komunikace je klíčem k nalezení řešení i v nepříjemných situacích.

#Druhá Upomínka #Email Upomínka #Upomínka